Le cabinet d’avocats Solis Law Firm (dont le siège social est situé à 5032 Isnes, rue Phocas Lejeune, 8, inscrit à la BCE sous le numéro 0740.533.632), en sa qualité de responsable de traitement, attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. La présente Charte vie privée (ci-après dénommée « la Charte ») vise à vous informer de la manière dont Solis Law Firm utilise et protège les données à caractère personnel que vous êtes amené à lui transmettre lorsque vous lui confiez une mission et/ou lorsque vous prenez contact via son site internet accessible à partir de l’URL suivante : https://www.solislaw.eu/.
Toute donnée à caractère personnel collectée par Solis Law Firm sera transférée, stockée et traitée dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Solis Law Firm se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Charte, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative ou technologique. La date de sa mise à jour sera toujours indiquée en tête de la présente Charte. Les modifications effectuées vous engagent dès la publication de la nouvelle version de la Charte sur le site internet de Solis Law Firm, il vous est donc conseillé de consulter régulièrement la présente Charte afin de prendre connaissance des éventuelles modifications.
Quelles sont les données à caractère personnel collectées par Solis Law Firm ?
Lorsque vous confiez une mission d’ordre juridique à Solis Law Firm, vous devez automatiquement remplir une fiche client et donner une copie de votre carte d’identité. La fiche client contient un certain nombre d’informations à votre sujet, dont vos prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de GSM, numéro de fax, adresse e-mail et numéro TVA.
Durant l’exécution de sa mission, Solis Law Firm peut être amené à traiter d’autres données strictement nécessaires au traitement de votre dossier, dont des données dites « sensibles » (images médicales, rapports de laboratoire, données d’échantillons biologiques, lettres et rapports médicaux, données ayant trait à votre race, votre orientation sexuelle, votre appartenance syndicale ou à vos croyances religieuses ou philosophiques) ou des données relatives aux infractions que vous auriez commises et aux condamnations pénales dont vous feriez l’objet.
En outre, lorsque vous prenez contact avec Solis Law Firm par le biais de son site internet, vous êtes également amené à remplir vos coordonnées et, par conséquent, à lui communiquer les données à caractère personnel susmentionnées.
En cochant manuellement ou électroniquement la case « J’accepte que mes données à caractère personnel soient traitées pour les finalités listées dans cette Charte», vous consentez expressément au traitement desdites données par Solis Law Firm dont les finalités sont développées ci-dessous. Vous vous engagez également à ce que les données que vous avez communiquées soient exactes et sincères. Solis Law Firm décline toute responsabilité en cas de dommages causés en raison de la communication d’informations, erronées, incomplètes ou frauduleuses.
Comment Solis Law Firm traite-t-il ces données ?
Solis Law Firm utilise vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
FINALITES | DONNEES UTILISEES | FONDEMENT LEGAL | |
| Solis Law Firm utilise vos données afin de vous communiquer des informations en relation avec la mission que vous lui avez confiée. | Adresse, adresse email, numéro de téléphone, de GSM ou de fax. | Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’exécution du contrat qui vous lie à Solis Law Firm. |
| Solis Law Firm utilise vos données afin d’exécuter correctement la mission que vous lui avez confiée. | Toutes les données nécessaires au traitement de votre dossier (voy. supra). | Ce traitement est basé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’exécution du contrat qui vous lie à Solis Law Firm. |
| Solis Law Firm utilise vos données afin de vous envoyer les factures liées aux prestations effectuées dans le cadre de la mission que vous lui avez confiée. | Adresse, nom, prénom et n° TVA. | Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du contrat et à son obligation légale de respecter les formalités d’une facture. |
| Solis Law Firm utilise vos données afin de vous communiquer par email sa newsletter trimestrielle ou toute information juridique qu’il jugerait utile au regard de la mission précédemment confiée. | Adresse email. | Ce traitement est fondé sur le consentement formulé par vos soins dans la fiche client ou sur le site internet ou sur l’intérêt légitime dont disposerait Solis Law Firm au regard de la mission précédemment confiée. Vous pouvez à tout moment vous désabonner des Newsletter. |
| Solis Law Firm conserve vos données afin de respecter les obligations qui lui sont imposées par la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017. | Nom, prénom, lieu et date de naissance, adresse. | Ce traitement est fondé sur une obligation légale. |
Solis Law Firm conserve vos données à caractère personnel pour la durée du traitement de votre dossier. Une fois votre dossier clôturé, vos données sont conservées pour une durée de 10 ans maximum, à compter de la fin des prestations de Solis Law Firm, afin de lui permettre notamment de respecter ses obligations en matière de responsabilité.
Comment Solis Law Firm protège-t-il vos données à caractère personnel ?
Solis Law Firm s’engage à protéger vos données contre tout accès sans autorisation et contre l’utilisation illégale, la perte accidentelle, la destruction et la dégradation. Pour ce faire, Solis Law Firm a notamment mis en place les mesures suivantes :
- Placement d’antivirus ;
- Installation de firewall favorisant le blocage de la sortie des données ;
- Modification automatique et récurrente des mots de passe ;
- Cryptage des données ;
- Installation d’un système de notification électronique en cas de tentative de vol de vos données.
Quels sont vos droits ?
Solis Law Firm vous fournit les outils suivants afin que vous ayez le plein contrôle de vos données à caractère personnel :
Droit d’accès
Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Pour exercer votre droit d’accès, vous pouvez envoyer un email à l’adresse info@solislaw.eu. Les données que Solis Law Firm aura récoltées à votre sujet vous seront communiquées en version papier à l’adresse que vous aurez communiquée dans l’email susmentionné ou, à défaut, dans la fiche client ou sur le site internet.
Droit de rectification
Vous pouvez, à tout moment, demander à Solis Law Firm de compléter ou de modifier les données à caractère personnel vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont incomplètes, erronées ou obsolètes.
Droit d’opposition
Vous êtes en droit de vous opposer à ce que Solis Law Firm traite vos données à caractère personnel. L’exercice de ce droit d’opposition n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
- lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
- lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.
Droit à l’effacement
Vous avez le droit de demander à Solis Law Firm d’effacer vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais, notamment lorsque :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement de vos données ;
- vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite dans le chef de Solis Law Firm ;
- vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union Européenne ou par le droit de l’État membre auquel Solis Law Firm est soumis.
Veuillez toutefois noter que, même si vous exercez votre droit à l’effacement, Solis Law Firm est susceptible de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi le lui impose (comme par exemple la législation fiscale ou comptable) ou lorsqu’il a un motif légitime pour le faire.
Droit à la limitation
Vous pouvez demander à Solis Law Firm de limiter le traitement de vos données à caractère personnel notamment lorsque :
- vous contestez l’exactitude de vos données (cette limitation sera effectuée pendant une durée permettant à Solis Law Firm de vérifier l’exactitude de vos données) ;
- le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
- Solis Law Firm n’a plus besoin de vos données aux fins du traitement mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Droit à la portabilité
Vous avez également le droit de recevoir les données que vous avez fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et avez le droit de transmettre (ou de demander à ce que soient transmises) ces données à un autre responsable du traitement que Solis Law Firm lorsque:
- le traitement de vos données est fondé sur le consentement ou sur l’exécution du contrat ;
- le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter Solis Law Firm par email à envoyer à l’adresse info@solislaw.eu.
Solis Law Firm s’engage à répondre dans un délai raisonnable à toute demande relative à l’exercice des droits susmentionnés. Ce délai ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande, à moins que Solis Law Firm décide d’exercer son droit de prolongation de ce délai qui sera de maximum deux mois.
Solis Law Firm partage-t-il vos données à caractère personnel ?
Solis Law Firm s’engage à ne pas transférer vos données à caractère personnel en-dehors de l’Union Européenne.
Si le traitement de votre dossier le requiert, Solis Law Firm pourra être amené à partager certaines données de votre dossier, en ce compris vos données à caractère personnel, avec d’autres avocats et acteurs du monde judiciaire. Si tel est le cas, Solis Law Firm s’engage à transférer ces données via un système électronique d’échange d’informations sécurisé et/ou dans le cadre d’une procédure en justice, par le biais du système électronique edeposit/DPA ou toute autre appellation.
Modalités d’informations
Toute question, demande ou notification concernant le traitement de vos données à caractère personnel doivent être adressées au cabinet d’avocats Solis Law Firm à l’adresse suivante : 5032 Isnes, rue Phocas Lejeune, 8 ou via l’adresse électronique info@solislaw.eu.
Vous êtes également en droit de demander des informations complémentaires ou d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :
- Adresse : Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
- Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
- Fax : +32 (0)2 274 48 35
- Email : contact@apd-gba.be
